[채용일반] 수동적으로 메세지만 전달하는 직원, 어떻게 할까?

 

 

 

업무를 하다 보면 간혹 특정 직원이 단순히 관계자들의 메시지만 전달하는 역할에 머무르는 경우를 볼 수 있습니다.

 

 

이런 직원들은 다양한 부서나 이해관계자 사이에서 커뮤니케이션 창구 역할을 하지만, 본인의 의견을 반영하거나 문제를 해결하려는 태도는 보이지 않습니다.

 

 

결국, 메시지를 전달하는 과정에서 정보가 단순 중계되며, 비효율적인 의사결정과 불필요한 커뮤니케이션 비용이 발생할 수 있습니다.

 

 

그렇다면 이런 직원이 주도적으로 의견을 조율하고, 문제 해결에 적극 나설 수 있도록 유도하는 방법은 무엇일까요?

 

 

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1. 단순 중계자가 아닌 조율자의 역할을 강조하라 🫱🏻‍🫲🏻

 

 

많은 직원이 단순히 메시지만 전달하는 이유는 본인의 역할이 ‘중계자’라고 인식하기 때문입니다.

하지만 조직 내에서 효과적인 커뮤니케이션이 이루어지려면, 단순 전달이 아니라 내용을 이해하고 조율하는 역할이 필요합니다.

 

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💡 사례:

 

한 대기업의 기획팀에서 근무하는 박 대리는 각 부서에서 요청한 내용을 경영진에게 전달하는 역할을 맡고 있었습니다.

하지만 그는 단순히 원문을 전달하는 데 그쳤고, 부서 간 충돌이 발생할 때도 의견을 조율하거나 해결 방안을 제안하지 않았습니다.

 

이를 지켜본 팀장은 박 대리에게 "단순 전달이 아니라, 요청의 배경과 의미를 분석한 후 문제를 해결할 방향까지 제안하는 역할을 맡아야 한다"고 조언했습니다. 이후 박 대리는 메시지를 전달하기 전 각 부서의 요구를 종합하고, 먼저 해결 방안을 고민한 후 전달하는 방식으로 업무 태도를 바꾸었고, 조직 내에서 더욱 중요한 역할을 수행하게 되었습니다.

 

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✅ 실천 방법:

• 단순히 전달하는 것이 아니라, 메시지의 핵심을 파악하고 정리하는 습관을 기른다.
• 이해관계자의 요청이 충돌할 경우, 중립적인 입장에서 조율하는 역할을 맡는다.
• 상위 보고 시 단순한 정보 전달이 아니라, 해결 방안을 함께 제안하도록 유도한다.

 

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2. 메시지 전달 전에 맥락을 이해하고 분석하는 연습을 시켜라 💡

 

많은 직원이 전달하는 메시지의 배경을 충분히 이해하지 않고 단순한 메신저 역할만 수행합니다.

하지만 메시지의 의미를 분석하고, 상황을 고려해 전달하는 연습을 하면 보다 능동적인 태도를 기를 수 있습니다.

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💡 사례:

 

한 IT 기업에서 프로젝트 관리자(PM) 역할을 하던 이 과장은 클라이언트와 개발팀 사이에서 메시지를 전달하는 역할을 했습니다. 그러나 그는 고객의 요구 사항을 단순 전달하는 데 그쳤고, 개발팀이 기술적으로 해결하기 어려운 요청이 들어와도 중간에서 조율하지 않았습니다.

이에 팀장은 이 과장에게 “고객의 요구를 전달하기 전에, 실현 가능성을 먼저 검토하고 대안을 함께 제시해보라”고 조언했습니다.

 

이후 이 과장은 단순히 고객의 요구를 전달하는 것이 아니라, 사전에 검토한 후 최적의 해결책을 고민하고 전달하는 방식으로 변화를 주었고, 회사에서도 중요한 중재자로 인정받게 되었습니다.

 

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✅ 실천 방법:

• 전달할 메시지를 단순 복사하지 말고, 요점과 핵심을 정리하는 습관을 들인다.
• 메시지를 전달하기 전에, 이해관계자의 입장에서 의미와 맥락을 분석해본다.
• 충돌 가능성이 있는 요청이라면, 미리 해결책을 고민한 후 전달한다.

 

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3. 질문을 통해 주도적으로 참여하도록 유도하라 💬

 

단순 전달하는 직원의 특징 중 하나는 질문이 없다는 것입니다.

능동적인 자세를 갖추려면, 메시지를 전달하는 과정에서 필요한 정보를 확인하고, 불확실한 부분을 직접 해결하려는 태도가 중요합니다.

 

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💡 사례:

 

한 제조업체의 영업 담당자인 최 대리는 본사와 고객 사이에서 주문 요청을 중개하는 역할을 맡고 있었습니다. 그러나 그는 단순히 고객의 요청을 본사에 전달하는 데 그쳤고, 요청이 거절되거나 추가 정보가 필요할 때도 질문 없이 고객의 메시지만 반복해서 전달했습니다.

 

이를 본 상사는 최 대리에게 “고객의 요청을 전달하기 전에, 본사에서 가능한 옵션을 먼저 확인하고, 협상 가능한 요소를 찾아 고객과 논의해 보라”고 조언했습니다. 이후 최 대리는 단순 전달을 넘어 주도적으로 협상을 조율하는 역할을 수행하면서 업무 역량을 인정받게 되었습니다.

 

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✅ 실천 방법:

• 메시지를 전달하기 전에 추가로 필요한 정보가 없는지 스스로 질문해본다.
• 불확실한 부분이 있다면, 다른 부서나 상사에게 미리 확인 후 전달한다.
• 단순 요청이 아니라, 가능한 대안을 검토한 후 함께 전달한다.

 

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4. 피드백을 제공하고, 주도적인 역할을 강화하라 🔥

 

 

단순 전달하는 직원들에게 “더 적극적으로 하라”는 말만으로는 변화를 기대하기 어렵습니다.

구체적인 피드백과 역할 변경을 통한 성장 기회 제공이 필요합니다.

 

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💡 사례:

 

한 스타트업에서 인사 담당자로 근무하던 김 주임은 내부 직원들의 요청을 경영진에게 전달하는 역할을 했습니다.

하지만 그는 단순히 직원들의 불만 사항이나 요구를 전달할 뿐, 해결책을 모색하거나 의견을 조율하는 역할을 하지 않았습니다.

 

 

이에 팀장은 김 주임에게 “단순히 요청을 전달하는 것이 아니라, 문제의 핵심을 분석하고 해결 가능한 방안을 제안해보라”고 주문했습니다.

 

이후 김 주임은 인사 이슈가 발생할 때마다 사전 분석과 대안을 마련해 전달하는 방식으로 변화하였고, 결국 팀 내에서 신뢰받는 인사 담당자로 자리 잡게 되었습니다.

 

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✅ 실천 방법:

 

• 직원의 메시지 전달 방식을 점검하고, 피드백을 제공한다.
• 단순한 요청 전달이 아니라, 해결 가능한 대안을 함께 제안하도록 유도한다.
• 역할을 보다 주도적으로 수행할 수 있도록, 직무 권한과 책임을 점진적으로 확대한다.

 

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마무리하며

 

조직 내에서 단순히 메시지만 전달하는 직원은 중요한 역할을 수행하지만, 그 이상의 가치를 창출하지 못할 수 있습니다.

이러한 직원이 단순 전달자에서 주도적 조율자로 변화할 수 있도록 조직 차원의 지원이 필요합니다.

 

 

1️⃣ 메시지를 전달하는 것이 아니라, 내용을 분석하고 조율하는 역할을 강조하고

2️⃣ 전달 전에 메시지의 의미를 파악하고 맥락을 분석하는 습관을 기르며

3️⃣ 주도적으로 질문하고 해결책을 고민하도록 유도하고

4️⃣ 피드백을 통해 점진적으로 책임을 확대하는 방식으로 성장할 기회를 제공하는 것이 중요합니다.

 

 

이러한 변화는 직원의 업무 역량을 향상시킬 뿐만 아니라, 조직 전체의 커뮤니케이션 효율성을 높이는 데도 큰 도움이 될 것입니다.

 

 

🚀

 

(글: 비에스씨 연구소)

 

 

 

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